出張管理の先進企業に追いつくには、GBT NTAが企業担当者にアピール
会場の様子 日本旅行・グローバルビジネストラベル（GBT NTA）はこのほど、年次イベント「ビジネストラベルフォーラム2019」を東京で開催し、集まった企業関係者に対し、企業を対象に実施した調査の結果を発表するとともに、BTMサービスの利用をアピールした。
調査は今年6月から8月にかけて、出張費用が年間7000万円を超え海外拠点が5ヶ所を超える企業や上場企業の人事、総務、財務経理、その他出張管理担当の部門に協力を依頼したもので、128社から有効回答を得た。回答企業の業界別内訳は、製造業が55％、卸売・小売業が18％、建設業が7％、金融業・保険業が5％など。
出張費用の規模別では、海外出張は1億円以上が34％、1億円未満が41％。国内を含めた総額では1億円以上が45％、1億円未満が25％であった。総額が分からないと答えた企業も海外で25％、総額で30％あったという。また、出張を管理する部門・部署についての質問で、主管部署が特にない、分からないと答えた企業も20社あったという。
このほか、海外出張の手配の依頼先を複数回答で聞いた質問では、会社指定の旅行会社1社と答えたのは38％で、複数の指定旅行会社と答えたのは23％。部門・部署ごとで指定しているのは10％、出張者自身で選ぶ旅行会社は22％、直接予約は34％などとなった。
発表資料より引用
また、経費精算システムの利用率は他社が開発したツールで46％、自社開発で20％に達し、出張の事前承認ツールも他社開発が29％、自社開発が25％となった。オンラインブッキングツールは海外用で15％、国内用で20％に留まったという。
さらに航空券やホテルの手配に関する規定についても質問したところ、航空券では規定について分からないとの回答が9％あり、宿泊では27％に達した。逆に回答として多かったのは、航空券では役職別の上級クラスの利用制限が63％、最安値航空券の購入推奨が39％（義務付けは12％）、移動時間別の上級クラスの利用制限が38％など。宿泊では、都市や地域別の宿泊費上限が43％となったほか、役職別の上限も36％が選択した。会社指定ホテルの利用推奨は18％だった。
そして、手配された予約が規定に沿っているかどうかをチェックする担当者を聞いた質問では、出張者の上司や部署内の承認者が52％で最も多く選ばれ、次いで特になしが15％、旅行会社担当者が13％などとなった。GBT NTAと契約があるなどBTMに関心を持つと見られる企業では、旅行会社担当者を選ぶ割合が33％と高かったという。同様に規定外手配の割合についても、全体では28％が把握していないか分からないと答えたが、後者は18％に留まったという。
BTMへの関心の高低による回答の差は、蓄積した出張手配データの利用目的についての質問でも顕著に出ており、関心の高い企業では航空会社との料金交渉が70％（低い企業は24％）、危機管理が52％（27％）、ホテルとの料金交渉が48％（同13％）などとなった。逆に、関心の低いと見られる企業ではデータを蓄積していない、あるいは蓄積しても活用していないがそれぞれ20％あった。
このほか、出張手配や管理について改善が必要と思われる課題を聞いた質問では、全体のうち71％が出張コストの最適化を選択。また経費精算システムなどによる精算申請の効率化が42％、事前承認プロセスが38％、規定外手配の削減が34％、危機管理が33％、支払い方法が32％などとなった。
発表資料より引用
発表資料より引用
発表資料より引用
また、旅行会社や航空会社、ホテルなどとの関係については、航空会社とホテルとの料金交渉の必要性を感じているのがそれぞれ30％。指定旅行会社の定期的な見直しは20％、指定旅行会社の集約は14％となった。
イベントではこのほか、規定外手配の削減についても取り上げ、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル（AMEX GBT）側でグローバル企業のBTM業務に携わる鈴木沙織氏の知見を披露。また、協賛したデルタ航空（DL）とアエロフロート・ロシア航空（SU）、セーバー、そしてオークラニッコーホテルマネジメントのプレゼンテーションと、サプライヤーとの関係構築についてパネルディスカッションも実施した。
会の最後にGBT NTA事業戦略＆開発本部長の滝田祥丈氏は、鈴木氏が担当するような先進的なグローバル企業では、長年の取り組みやトレーニングなどを経て、むしろ規定は少なく、個々の出張者が自ら判断できるようになっていると言及。そのうえで、それらの会社は時間や労力をかけてその状態を実現してきているものの、現在は「色々なテクノロジーによって、人の頭ではなく予約のシステムのなかにインプットすることで、同じようなレベルに擬似的にキャッチアップできる可能性がある」とアピール。
そのうえで、「こんなことはできるのか、こんなことはやってもらえるのか、などご質問やご要望、アイディアがあれば私たちに投げていただきたい。一緒になって皆様のトラベルプログラムをより良いものにするためのサポートをさせていただける」と呼びかけた。