川島　カフーリゾート様でも同様に精算業務の作業に膨大な時間をかけられていました。その作業を軽減して、限られた人材を必要な業務に充てたいという課題がありました。また外資系のPMSを活用していることで、売掛・照合という機能がなく、当社の統一フォーマット変換サービスも利用できないという背景もあり、BPOの提案を行いました。

フロー図

荒井　経理の人材不足もありますが、システムの入れ替えもあってスタッフには大きな負担をかけていました。さらに経理は決算など期限がある仕事も多く、残業も増えていました。経理の仕事は誰にでもできる仕事でもないため、非常に悩ましい状況が続いていて、IT化できないかとも考えていました。

　そうした中、インテージテクノスフィアを知るきっかけがあったのですが、とはいえDXやIT化で何ができるかがわかっていない、だから「何をやってほしい」、とかも具体的に言えない中、結局こういうことに悩んでいるとお話することしかできませんでした。それでもインテージテクノスフィアに相談したところ、「こんなことができます」といったようなアドバイスをいただいたのがお取引のきっかけでした。

城間　各旅行会社からの入金明細に対して、フロントから出てくるフォリオの抜き出しという作業があり、数千枚の中からお客様の名前を目で見て抜き出す作業、それを突合するという作業です。販売チャネルも旅行会社、OTA、海外OTAと多様化しており、入金明細のフォーマットもバラバラの形式です。作業自体は簡単ですが、量が多く、12時間以上かかっても終わらない、それが月に4回ありました。

川島　カフーリゾート様では外資のPMSのため取り込みができなかったのですが、「i-traビリングサービス」においては統一フォーマット変換サービスを提供していたため、各旅行会社からの入金明細が当社にはデータとしてあるため、突合ができるのではないかという考えがありました。当社が得意とするBPOサービスの中で、知見のある人材が、作業用のツールを構築するなどして簡便にできるのではないかということで提案を行い、業務を請け負うこととなりました。

城間　実際にインテージテクノスフィアに依頼するようになり、効果は非常に大きかったです。抜き出し作業がなくなり、インテージテクノスフィアから出てくる不一致リストを確認するだけの作業となりました。

　これまで12時間以上かかっていた業務は1時間程度に短縮され、大幅な業務軽減となりました。

荒井　作業からチェック体制に人員を持っていくことで、あるべき形になったと考えています。正確さが必要なお金周りの業務のため、整合性を取るためのチェックに人を割けることは非常に大きなことです。

荒井　導入までの間、オンライン会議や実際に来てもらったりしながら、現場のスタッフも交えたヒアリングを何度も行っていただきました。本当に丁寧に導入まで進めていただき、課題に対しても優先順位を決定し、まずはファーストステップでやるべきことを決めた上で、現在に至っています。ITに強い会社はたくさんあっても、ホテルの会計、ホテルと旅行会社とのやり取りにも詳しい会社は他にはないと感じています。

　インテージテクノスフィアとは今後も継続してお付き合いをしていきたいと思っています。現在もヒアリングは続けてもらい、次の課題への対処も相談しているところです。