「MICEとは？」③ 「Meeting Plannerの役割」
明確な目的を持ったMICEを計画、準備、実施、運営して行くのがMeeting Planner(MP)の仕事です。
米国では企業の総収入の３％がMICEに関わるコストと言う統計が出ていますし、ＳＭＭ（Strategic Meetings Management）と言って、一括してMeetingを効率良く管理して行くと言う考え方も大手企業を中心に始まっているので、MPと言う仕事は広く認知されています。
Fortune誌の上位の企業には勿論、それぞれの企業に専属のＭＰが存在しますし（タイトル等はもちろん異なるとは言え）、独立したMPも多く存在しています。また米国のコンベンション業界にはCIC(Convention Industry Council http://www.conventionindustry.org)のようなコンベンション業界を代表する協会もあり、CMP(Certified Meeting Planner)のようなCertification(資格)も出していて、MICE業界の健全な発展の為教育もしています。
それではMPの役割と具体的な仕事はどんなものか見てみましょう。法人のMPインデペンデントなMPに関わらず、MPの役割は、法人あるいは組織のゴールに沿って、その業績を上げるMICEを実現することです。 単にMICEサプライアーである、ホテル・コンベンション・センター、そこでのF＆B, そこまでの交通手段などの手配業務ではなく、法人・組織が抱える課題をどのように解決すると言うところからＭＩＣＥを設計していく役割だと考えたほうが分かりやすいでしょう。MICEの計画には多くのケースが考えられますが、一般的なGOALを明確にした後の、MPの仕事の流れとしては下記のようになります。MPの仕事が多岐に渡り、多くの関係者との関わりを持つことが理解出来ると思います。
□目的地の研究
顧客企業のＭＩＣＥの目的を達成するのに最適な目的地を選択する。
年齢、性別、人数、目的地までのアクセス、運送方法、所要時間、現地ＰＣＯの有無。
営業時間等。海外の場合は時差、ＣＩＱ、通貨、宗教、政治情勢、アクティビティ、ＡＶ機器の調達等を考慮にいれる。
□現場選定
その場所で最適なサイトを選択する。
□契約交渉
ホテル、コンベンション・センター、コンファレンス施設、宴会場、レストラン、ＰＣＯ、プロモーター、イベント業者、運送業者等との交渉。
□予算管理
目的に達成するために予算が効率よく使われているか。予算内で進んでいるか常に管理をする。
□業者とのコーディネート
複数の業者からなるコンポーネントを効率良く組み立てる。
□参加者のレジストレーション
MICE参加者のレジストレーション。
□ルーミング登録
宿泊施設のルーミング・リストの作成。プライオリティ、性別、部屋のタイプなどを考慮にいれる。
□会議場所の必要条件
個々のMICEがスケジュール、プログラムに応じ支障なく運営されるように必要条件を確認･準備する。
・ミーティング・ルームのサイズ、数、収容力、ＡＶ、空調
・スペース：高さ、広さ、ステージのサイズ等）照明
・スタイル：スクール、シアター、Ｕシェープ、円卓
・F＆B（料飲のチェック ビュッフェ、正餐等、レセプション、ケータリング、ルームサービス、通訳
・清潔さ
・環境に対する配慮
□アクティビティのコーディネート
サイトの内外でのプログラムのコーディネート
□陸上輸送
十分で有効な鉄道、バス、タクシー、リムジン等の手配。
□航空輸送
大型MICEに関して必要な輸送を確保するために複数の航空会社、あるいはチャーターも視野にいれ調整。
□販売促進とコミュニケーション
MICEイベントの告知。大会に備えモチベーションを高める。
プロモーショナル・マテリアルの作成（広報誌、ブローシュア、ＤＶＤ，ＣＤ、ＤＭ等）
□MICE開催時の出席者の登録
出席者の登録－現場でのスピード、正確さ、手厚いもてなし
□エンターテインメント
創造的なテーマの準備、会議のアイデンティティの一貫性
□現場の管理
現場の総合的なコーディネート
安全管理、参加者の健康の管理、地元自治体とのコーディネート
□請求書のコーディネート
受取勘定と支払債務の精度とタイミング
筆者:MPI Japan（Meeting Professionals International） 浅井新介 会長
プロフィール
東京生まれ。MICEビジネスのプランナーとして、イタリアへファッション・ビジネスの視察を実施、以後３０年に渡り業界の経験を持つ。その後Westin Hotels 極東地区営業支配人、ユナイテッド航空代理店担当課長、法人営業部長、日本地区旅客営業部長を歴任しディストリビューションの整備にも貢献。スターウッドホテルズ日本の依頼により宮崎のシーガイア再生の為にセールスマーケティングの責任者として赴任。海外、国内の数千名規模のMICE獲得とその受け入れに成功し、リゾート再生に貢献した。
