「MICEとは？」⑩「MICEを計画する～サイト・インスペクション」
それぞれのMICEのGOALを明確にし、ディスティネーション、サイト、ベニューの候補を決定したら、実際にそのサイトのインスペクションを行なうことは必要不可欠です。
昨今ではITの発達により、サイトやベニューのEブローシャーや、実際のミーティング・ルーム、バンケット・ルームのレイアウトやスペックがデータで用意されていることも多くなりました。
◆サイト・インスペクションの意味とその重要性
しかし一方で、計画や運営に則して、実際に自らの目でサイトの視察を行うことで、未然にさまざまな失敗を防ぐことができるということも事実です。
実際に、自分の目で確認を行なうことで、データだけでは想像できないことも多くあることに気がつきます。「精度を高め、ゴールを達成する」、「コミュニケーションを最大に引き出す」、「必要な情報を伝える」、「参加者が効率良く動ける」。これらの要素を実現するために、十分なサイト・インスペクションを実施していきましょう。
以下、サイト・インスペクションにおける一般的なヒントをご紹介します。
それぞれのMICEにより、質問内容の変化やさらに深いレベルでの質問が必要となる場合がありますが、初めて訪問したサイトでも最低限すべきと思われる質問をリストアップしました。
コンベンション・センターやホテルなどのMICEサプライヤーは、MICE顧客からの質問が想定される以下のような内容について、対応できるように常に準備を行なっておく必要があります。
特にサプライヤーは、顧客が見たいと希望する順番を想定して、サイト・インスペクションを組み立てなければなりません。顧客が費用と時間をかけてインスペクションを行なうことは、それがMICEの決定に限りなく近い段階にあるということを、常に留意しておく必要があります。
◆サイト・インスペクションにおいて留意すべき基本的事項
【ミーティング＆バンケット スペース（会議施設、宴会場関連）】
・担当者の直通電話番号、携帯、Email
（その他、コンファレンス・マネジャー、MICEコーディネーター、
ホテルであればGM、ケータリングディレクター、
コンベンション・ディレクター、セキュリティの責任者）
・警察署、消防署、病院、保健所
・観光協会、コンベンション・ビューロー
・空港、駅
・ローカルPCO ・新聞社 ・テレビ局
・施設のヒストリー（いつ建てられたのか？）、
最近のリノベーションと改善点、今後のリノベーション等工事の予定
・気候、温度
・近隣のショッピング施設、ダイニングの情報
・ピーク／ショルダー／オフ
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【ジェネラル・インフォメーション（一般の情報）】
・ミーティング・ルームとバンケット・ルームのサイズと収容能力
（天井までの高さ、スクリーン、弊害となる照明等の有無の確認）
・ブレイクアウトが可能なバンケットのパーティションの質（防音等）
・ステージのサイズ（高さも含め）
・目的に応じた利用可能なフォイヤーやパブリックスペースの詳細
・バックステージ／出入口
・AV機器／照明等
・各ルームの室温のコントロール方法（個々に可能か？）
・コンピューターのフックの数、有線orワイヤレスか
・各ルームの防音度 ・天井から吊るすポイント数
・オンサイトのAV機器のサポート状況
・各ミーティングスペースのセキュティ・ポリシー
・提供される動線の詳細、搬入搬出方法
・エレベーター、エスカレーターの数とキャパシティ
・（男女比率に応じた）レストルームの数
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【アコモデーションズ（宿泊関連）】
・総客室数（総収容人員）、コンフィグレーション（TWN／SGL／DBL) 、
カテゴリー（Delux／Standard／Suite)とサイズ（M2）
バスルーム、シャワー・ルーム（セパレートか？）
Smoking Room／Non Smoking Roomの数
・各カテゴリーの定員のポリシー
・クラブルーム、コンシェルジェルームの数とコンフィギレーション
・Compのポリシー
・スプリンクラー、消化器、非常口、非常時のアナウンスメントなど
・パブリック・スペースの照明と明るさ
・壁の防音の程度
・イン・ルームのアメニティの質と数
・部屋へ備えてある電話の数
・インターネット接続（データポートの有無）
・電話／インターネットの課金状況
・作業が可能なデスク、照明の有無
・ルームサービスの営業時間
・新聞の種類、銘柄指定が可能か？
・アクティビティのニュースレターなどの部屋へのデリバリーの可否
・電圧及びソケット数
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【その他】
・グループ専用のエントランスの有無
・グループ専用のチェックインの有無
・プリアサインの可否、何時までか
・VIP用のスペシャルアメニティ、特別なお土産の有無
・MPや事務局などのへHDQの提供内容
（電話、FAX、データポート、ミネラルウォーター等）
・同時期に予約しているグループの情報
・レストランの種類、営業時間、収容力
・主要ポイントへのアクセス方法と時間
・どのようなテーマでパーティが可能か？
・どのようなポストまたはプレアクティビティが可能か？
・エンターテイナーの有無
・ビジネスセンターの有無と営業時間
・子供のケアの可否、及び時間と料金
・オンサイトのパーキング・スペース有無と料金
・オンサイトまたは近隣で可能なスポーツやレクリエーション施設の有無
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筆者:MPI Japan（Meeting Professionals International） 浅井新介 会長
プロフィール
東京生まれ。MICEビジネスのプランナーとして、イタリアへファッション・ビジネスの視察を実施、以後30年に渡り業界の経験を持つ。その後Westin Hotels 極東地区営業支配人、ユナイテッド航空代理店担当課長、法人営業部長、日本地区旅客営業部長を歴任しディストリビューションの整備にも貢献。スターウッドホテルズ日本の依頼により宮崎のシーガイア再生の為にセールスマーケティングの責任者として赴任。海外、国内の数千名規模のMICE獲得とその受け入れに成功し、リゾート再生に貢献した。
